Kurzdefinition
Dokumentierte Information bezeichnet in diesem Wissenszentrum Information, die das Managementsystem steuern oder als Nachweis erhalten muss. Entscheidend ist: Form kann digital, systemisch oder dokumentbasiert sein.
Warum der Begriff im Audit wichtig ist
Managementsysteme scheitern häufig nicht an fehlenden Begriffen, sondern an unterschiedlichen Bedeutungen im Unternehmen. Wird „Dokumentierte Information“ in Vertrieb, Betrieb und Audit unterschiedlich verstanden, entstehen Lücken bei Verantwortung und Nachweis.
Praxisbeispiel
Die Bedeutung von Dokumentierte Information wird erst dann praktisch, wenn sie Entscheidungen im Managementsystem verändert. Ein Audit sollte deshalb nicht nach einer Lexikondefinition suchen, sondern nach einem realen Vorgang, in dem genau diese Logik angewendet wurde.
Drei Auditfragen
- Wer verwendet Dokumentierte Information im Tagesgeschäft und welche Entscheidung hängt daran?
- Welcher aktuelle Datensatz oder Vorgang belegt, dass Dokumentierte Information nicht nur dokumentiert, sondern angewendet wird?
- Welche Abweichung würde zeigen, dass die zugrunde liegende Regel zu Dokumentierte Information nicht funktioniert, und wer müsste reagieren?
Abgrenzung
Diese Erklärung zu Dokumentierte Information ist praxisorientiert und keine autorisierte Normdefinition. Wo eine exakte normative Definition oder Vertragsauslegung entscheidend ist, bleibt die rechtmäßig bezogene aktuelle Originalnorm bzw. das einschlägige normative Vokabular maßgeblich.